בהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 יש לספור את המלאי שבעסק ב-31.12.2011.

עם זאת, אפשר לערוך, ללא אישור, את הספירה בתוך 10 ימים לפני או אחרי תאריך זה, ולבצע את ההתאמות הדרושות, כדי להגיע למצב המלאי בתאריך הקובע.

אפשר אף לערוך את הספירה בתוך 30 יום לפני או אחרי תאריך זה, בהודעה בכתב ומראש לפקיד השומה, ולערוך את ההתאמות.

רשימות המלאי יכללו את כל הסחורות המצויות בבעלות העסק או ברשותו. סחורות המצויות במקום, ושייכות לאחר, יירשמו בנפרד. כן יש לערוך רשימה לסחורות השייכות לעסק ומצויות בידי אחרים. אין חובה לסגור את העסק במועד המפקד.

כדי להקל את המפקד ולצמצם את הזמן הדרוש לעריכתו, אפשר להכין מראש את גיליונות הספירה בציון סוגי הטובין המצויים בעסק ובזמן המפקד להשלים רק את רישום הכמות. ניתן גם לספור ספירה מוקדמת את תוכנם של ארגזים ואריזות או מדפים ומחסנים מסוימים ולציין על גביהם את הכמויות שנפקדו.

ביום המפקד ניתן לרשום את הכמות על פי הספירה המוקדמת כאמור. רשימת המלאי תכלול, בין היתר, את הכמויות ואת ערך היחידה לצורך חישוב המלאי שבבעלות הנישום, וכן את הטובין שברשותו של הנישום השייכים לאחרים, וזאת בציון שמות הבעלים ומעניהם.

ניתוח כלכלי נכון של העסק יכול להועיל רבות בתכנון מס. אחד הנושאים הוא המלאי. סביב הערכת מלאי קם ונופל הרווח לצורכי מס. לשם כך יש להוכיח קיום "מלאי מת" או "מלאי גוסס".

אפשר לעשות זאת על ידי מכירות סוף שנה. אם יימכרו פריטים אלה, ימומש ההפסד. "מלאי מת" הוא, לדעתינו, מלאי של פריטים שאין בהם שימוש, כמו רכיבים להרכבת טלפון חוגה או למחשבים מלפני 10 שנים, או כל מלאי שההוצאות למכירתו עולותעל מחיר המכירה.

בעלי מלאי עסקי יכולים להקטין את הכנסתם החייבת השנה, אם ימכרו בפועל פריטים שמחירם ירד ויממשו את ההפסד. אמנם ניתן להעריך פריטים אלה במחיר המימוש המשוער, אם הם ייוותרו במלאי, אך קל יותר יהיה יותר להוכיח הפסדים שמומשו בפועל.

כך אפשר להוכיח שהמלאי נמכר בערך נמוך או לא נמכר כלל, ולכן אין לו כל ערך. מוטב שלא להשאיר "מלאי מת", שכן עצם קיומו פותח פתח לדיונים על אמיתותו. מומלץ לרכוש מלאי חדש במחירים נמוכים. 

המלאי ייקבע על פי מחירו בשוק, וחשבונית המעידה על ערך נמוך תעיד כי זהו ערכו בשוק. כספים פנויים המושקעים באמצעים פיננסיים המניבים תשואה ריאלית יגרמו להגדלת ההכנסה החייבת בשנת המס.

אם החברה תשקיע כספים פנויים במלאי או במקדמות לספקים, לא תיווצר תוספת להכנסה החייבת. זאת, מאחר שעליית ערכם של פריטים אלה מתחייבת במס רק בעת המימוש.

 עם תום שנת המס, ובמסגרת העבודה השוטפת, יערכו משרדי השומה בדיקות של שווי המלאי במספר מצומצם של עסקים, באמצעות ביצוע ספירות מלאי מלאות – בתיקים שייבחרו בתוכנית העבודה השוטפת – בידי אנשי השומה וכח העזר.

יש לציין כי הבדיקה נעשית בפריסה ארצית גדולה. לנישומים המדווחים על בסיס מצטבר – מוזכר בזה כי אין כל טעם לרכוש מלאי עסקי נוסף לקראת סוף השנה, מאחר שמלאי של טובין שלא יימכרו יקטין ממילא את ההוצאה השוטפת וינטרל בכך את הרכישה הנוספת.

נישומים בעלי מלאי עסקי יכולים עדיין להקטין את הכנסתם לפני סיום השנה ולהקטין את ערך המלאי של הפריטים ששוויים פחת. אמנם אפשר יהיה להעריכם במחיר השוק, אם הוא נמוך מהעלות גם אם יישארו במלאי, אך קל להוכיח הפסדים שמומשו בפועל.

מצ"ב דף ספירת מלאי לדוגמא: